Negatieve bewaringspositie bij notarissen: hoe fraude tot tuchtrechtelijke berisping leidt

Een boekhouder die jarenlang ongemerkt miljoenen verduistert van derdengeldenrekeningen van twee notariskantoren. Notarissen die oprecht onwetend zijn, maar toch berispt worden door de tuchtrechter. Deze zaak – Gerechtshof Amsterdam, 18 maart 2025 (ECLI:NL:GHAMS:2025:786) – laat zien dat integriteit niet genoeg is: de inrichting van de administratieve organisatie (AO) en interne controle (IC) moet altijd sluitend zijn.

In dit hoger beroep stond de vraag centraal: zijn notarissen tuchtrechtelijk verantwoordelijk voor een negatieve bewaringspositie als zij zelf niet van fraude op de hoogte waren? Het antwoord luidt: ja – mits de gebrekkige organisatie de fraude heeft mogelijk gemaakt.

Wat is een negatieve bewaringspositie?

De kern van de zaak lag bij een negatieve bewaringspositie: een situatie waarin de som van de aan derden toevertrouwde gelden groter is dan het werkelijke saldo op de derdengeldenrekening. In de praktijk betekent dit dat niet aan alle verplichtingen richting cliënten kan worden voldaan.

Voor notarissen is dit een absolute rode vlag. Niet alleen kan dit leiden tot civiele aansprakelijkheid, maar ook tot tuchtrechtelijke maatregelen.

De feiten op een rij

Op het kantoor van twee notarissen, werkzaam onder één dak, was een boekhouder sinds 2004 belast met de administratie. Via een gestructureerde werkwijze wist hij:

• miljoenen euro’s aan derdengelden over te boeken naar rekeningen van zijn eigen vennootschappen;
• deze transacties te verhullen via manipulatie van PA-rekeningen en kruisposten;
• controlemechanismen te omzeilen door zelfs toegang te verkrijgen tot pincodes van bankpassen;
• betalingen zelfstandig te autoriseren in plaats van enkel klaar te zetten, zoals voorgeschreven.

Toen de Rabobank in 2022 alarm sloeg vanwege verdachte transacties, kwam alles aan het licht. De schade? Een negatieve bewaringspositie van ruim € 2,9 miljoen euro.

De notarissen handelden snel en integer: ze meldden de fraude, schakelden experts in, werkten volledig mee met het onderzoek en wisten het tekort binnen korte tijd aan te vullen – deels met hulp van hun verzekeraar.

De klacht van het BFT

Het Bureau Financieel Toezicht (BFT) diende een klacht in bij de Kamer voor het Notariaat, en na een deels ongegrondverklaring ook een hoger beroep bij het Hof Amsterdam. Hun standpunt: de negatieve bewaringspositie was mogelijk geworden door tekortkomingen in de AO/IC, waarvoor de notarissen verantwoordelijk zijn.

De belangrijkste verwijten:

• De bewaringspositie werd niet (correct) vastgesteld of gecontroleerd.
• De controle op betalingen faalde: betaalgegevens werden onvoldoende geverifieerd.
• De toegang tot betaalmiddelen – zoals bankpassen – was onvoldoende beveiligd.

Het hof ging grotendeels mee in deze klacht.

Oordeel van het hof: integriteit is niet genoeg

Het hof stelde voorop dat de notarissen niet wisten van de fraude en ook geen enkel persoonlijk voordeel behaalden. Toch achtte het hof hen tuchtrechtelijk verantwoordelijk, met name vanwege:

• het op kantoor bewaren van bankpassen in een kast, waarbij pincodes gedeeld werden met waarnemers;
• het niet controleren van betaalgegevens op het scherm van de bankomgeving, maar alleen op papieren opdrachten;
• onvoldoende alertheid bij hergebruik van oude dossiernummers en onregelmatige interne overboekingen.

Ook werd de fraude mede mogelijk doordat rekeningen die in de bewaringspositie meegeteld werden (zoals PA-rekeningen), niet langer feitelijk relevant waren en door de boekhouder als dekmantel werden gebruikt.

Het hof benadrukte dat dit alles onder hun organisatieverantwoordelijkheid viel. Daarom kregen beide notarissen de maatregel van berisping opgelegd.

Geen zwaardere maatregel

Waarom geen schorsing of ontzetting? Het hof hield rekening met meerdere verzachtende omstandigheden:

• de notarissen werkten volledig mee met het onderzoek;
• zij namen direct organisatorische maatregelen na ontdekking van de fraude;
• zij ondervonden reputatieschade door media-aandacht;
• en er was geen sprake van opzet of grove schuld.

Daarom werd de eerder door de Kamer opgelegde berisping bevestigd.

Wat betekent deze uitspraak voor de praktijk?

Deze uitspraak herinnert ons eraan dat het bij tuchtrecht niet alleen draait om intentie, maar ook om zorgvuldigheid, toezicht en structurele waarborgen.

Een negatieve bewaringspositie hoeft niet opzettelijk te zijn ontstaan om tuchtrechtelijke gevolgen te hebben. Een notaris die onvoldoende organisatorische maatregelen treft, loopt risico op klachten door het BFT – zelfs als de fraude is gepleegd door een ander.

Organisaties in de juridische en financiële sector – notariskantoren, advocatenkantoren, trustkantoren – moeten daarom hun AO/IC regelmatig (laten) toetsen op kwetsbaarheden.

Zorgplicht Advocaten: bij integriteitskwesties staat u er niet alleen voor

Wordt u geconfronteerd met een klacht van het Bureau Financieel Toezicht, of heeft u vragen over de inrichting van uw bewaringspositie of interne controlemaatregelen? Dan is vroegtijdige, gespecialiseerde juridische ondersteuning cruciaal.

Bij Zorgplicht Advocaten beschikken wij over: diepgaande ervaring in zaken over negatieve bewaringspositie en tuchtrecht. Neem contact met ons op voor een vertrouwelijk gesprek.