Klacht omtrent niet voortvarend afhandelen ongegrond verklaard

Klagers verwijten de notaris dat zij de splitsing niet voortvarend heeft afgehandeld, dat de splitsingstekening steeds moest worden aangepast en dat zij is tekortgeschoten in de communicatie jegens klagers. Echter, de Kamer voor het notariaat heeft de klacht ongegrond verklaard.

Aanleiding

Klagers zijn eigenaren van een registergoed, bestaande uit drie winkelruimtes, vier bovenwoningen, inrit met parkeerplaatsen, tuin en verder aanhorigheden. Begin 2019 hebben klagers zich gewend tot een architect en heeft er een eerste gesprek op kantoor plaatsgevonden tussen klagers, hun zoon en de notaris. Dit gesprek ging over de splitsing in appartementsrechten van het registergoed in combinatie met de verkoop en levering van de inrit en een stuk tuin aan de zoon. Aan de klagers is telefonisch medegedeeld dat er eerst een splitsingstekening moest worden gemaakt. Begin december 2019 heeft de notaris telefonisch aan de klager doorgegeven dat de, door de architect gemaakte, splitsingstekening niet voldeed aan de eisen die gesteld werden. Er is in december 2019 tot en met maart 2020 meerdere keren schriftelijk en telefonisch contact geweest tussen de klagers en de notaris en/of de architect over de stand van zaken met betrekking tot de splitsingstekening. Er zijn door de architect en de klagers meerdere wijzigingen aangebracht in de splitsingstekening.

Uiteindelijk heeft de notaris op 23 april 2020 een, door de klagers goedgekeurde, splitsingstekening ter inschrijving aan het kadaster aangeboden. De ingediende splitsingstekening werd afgekeurd. Per e-mail laten de klagers op 8 juni 2020 aan de notaris weten dat ze zich zorgen maken over de voortgang van de splitsing van het registergoed. Bij e-mail op 3 juli 2020 heeft de notaris een e-mail van de architect aan de klagers doorgestuurd en hen gevraagd of zij akkoord gaan met de nieuwste splitsingstekening. Vervolgens zijn er meerdere herinneringen gestuurd, maar zonder respons.

Op 6 augustus 2020 heeft de rechtsbijstandsverzekeraar van de klagers een brief naar de notaris gestuurd. De kern van deze brief heeft betrekking op de voortgang van de splitsing van het registergoed. Er staat in dat de klagers erg ongerust zijn over de gang van zaken. De notaris reageert hier op dat zij als notariskantoor een afwachtende houding heeft, aangezien het aangelegenheden waren tussen het Kadaster en de architect. Ze geeft hierbij aan dat ze zo spoedig mogelijk de zaak willen afwikkelen en er op 3 juli (alsmede vier herinneringen) een mail is gestuurd met de nieuwste splitsingstekening. De nieuwste splitsingstekening wordt goedgekeurd door de klagers en in ter inschrijving aan het kadaster aangeboden. Op 17 november 2020 is deze in het depot genomen en vervolgens is de notaris begonnen met het opstellen van de concept-akte van splitsing.

De klacht

Op 24 februari 2021 hebben de klagers een klacht bij de Kamer voor het notariaat ingediend. Klagers verwijten de notaris dat zij onzorgvuldig heeft gehandeld bij de voorbereidende werkzaamheden met betrekking tot de splitsing in appartementsrechten van het registergoed. De klacht kan onderverdeel worden in drie klachtonderdelen. Ten eerste verwijten de klagers de notaris dat zij de splitsing in appartementsrechten niet voortvarend afhandelt. De splitsing heeft ruim anderhalf jaar na de opdrachtverlening aan de notaris nog steeds niet plaatsgevonden. Ten tweede verwijten de klagers de notaris dat de splitsingstekening steeds moest worden aangepast, omdat deze fouten bevatte. Tot slot verwijten de klagers de notaris dat zij is tekortgeschoten in de communicatie jegens klagers.

Het verweer

Klachtonderdeel 1: Voortvarendheid

De notaris erkent dat er van de periode juli tot november 2019 niet of nauwelijks werkzaamheden zijn verricht in het dossier en er dus te traag is gehandeld. De notaris heeft naar eigen zeggen hiervoor haar excuses gemaakt tijdens de bespreking op 12 februari 2020. Hierna hebben de klagers de notaris opdracht gegeven haar werkzaamheden voort te zetten. In de beleving van de notaris was dit punt daarmee destijds al afgehandeld. Volgens de notaris heeft de periode van november 2019 tot en met eind november 2020 vervolgens in het teken gestaan van het verkrijgen van een splitsingstekening. Het kadaster stelt hoge eisen aan een splitsingstekening. In dit geval hebben klagers ervoor gekozen om de architect de opdracht te geven om de splitsingstekening te maken. Gedurende het traject bleek dat de architect niet voldoende op de hoogte was van de eisen die het kadaster stelt aan een splitsingstekening. De notaris heeft daarom herhaaldelijk zelf gewezen op noodzakelijke aanpassingen. Nadat de architect op 30 juni 2020 wederom een aangepaste splitsingstekening had gestuurd, is er aan de klagers meerdere malen per e-mail gevraagd of zij akkoord gingen. Een reactie van de klagers bleef echter uit. Pas op 2 november 2020 heeft de rechtsbijstandsverzekeraar namens klagers meegedeeld dat deze tekening naar het kadaster kon worden gezonden. Vervolgens heeft het kadaster de notaris op 18 november 2020 heeft laten weten dat er een definitieve splitsingstekening in depot was genomen. Gelet op het voorgaande zijn de vertragingen over de periode van november 2019 tot en met eind november 2020 volgens de notaris niet aan haar te wijten.

Vanaf december 2020 heeft de notaris aan de hand van de definitieve splitsingstekening alle vragen op een rij gezet, die met het oog op het opstellen van de concept-akte van splitsing nog beantwoord moesten worden. De notaris heeft klagers uitgenodigd voor een bespreking, aangezien antwoorden uitbleven en de wensen van klagers uit hun e-mails niet duidelijk waren te herleiden. Op dat voorstel hebben klagers niet gereageerd. Op 11 maart 2021 heeft de notaris opnieuw voorgesteld om een bespreking te voeren met klagers. Bij brief van 19 maart 2021 heeft de notaris vervolgens een kopie van de bij het kadaster gedeponeerde splitsingstekening en een concept-akte van splitsing aan klagers gezonden. De notaris concludeert dat het niet aan haar is te wijten dat de akte van splitsing nog niet is gepasseerd.

Klachtonderdeel 2: Splitsingstekening

In aanvulling op wat de notaris al ten aanzien van klachtonderdeel 1 heeft aangevoerd, voert de notaris aan dat zij herhaaldelijk fouten in de splitsingstekening aan de orde heeft gesteld bij de architect. Verder wijst zij erop dat klagers regelmatig met wijzigingen kwamen die niet thuishoren in een splitsingstekening, maar in een akte van splitsing. Volgens de notaris zijn de gemaakte fouten haar niet te verwijten. De notaris voert daarnaast aan dat zij steeds uitdrukkelijk de goedkeuring van klagers vroeg, voordat zij overging tot het aanbieden van een splitsingstekening aan het kadaster.

Klachtonderdeel 3: Communicatie

De notaris voert hiertegen dat het contact met klagers op meerdere vlakken moeizaam verliep. Zij heeft naar eigen zeggen altijd geprobeerd om tijdig en duidelijk met klagers te communiceren. Dat dat in de beleving van klagers niet in voldoende mate is gelukt, vindt de notaris heel vervelend. Zij biedt klagers daarvoor haar excuses aan. Naar haar mening heeft zij meestal binnen een redelijke termijn gereageerd op vragen van klagers en heeft zij klagers in voldoende mate actief benaderd wanneer een actie van hun zijde nodig was. Volgens de notaris bemoeilijken klagers de communicatie door niet of pas met maanden vertraging op haar correspondentie te reageren. Vanwege de moeizame communicatie en de onduidelijkheden heeft de notaris klagers vanaf 11 januari 2021 herhaaldelijk uitgenodigd voor een bespreking, op welke uitnodigingen klagers niet hebben gereageerd. Voor zover er nog openstaande vragen waren aan de kant van klagers heeft de notaris die in haar brief van 19 maart 2021 beantwoord. In dezelfde brief heeft de notaris klagers voorgesteld om het dossier kosteloos te sluiten en heeft zij vrijblijvend alsnog een concept van de akte van splitsing bijgevoegd.

De beoordeling

Klachtonderdeel 1: Voortvarendheid

Ten aanzien van de periode medio juli tot november 2019 heeft de notaris erkend dat zij niet voortvarend genoeg heeft gehandeld en dat dat aan haar is te wijten. De Kamer is van oordeel dat gelet op de door haar gemaakte en door klagers aanvaarde excuses acht de Kamer de door klagers verweten handelwijze van onvoldoende gewicht om de notaris hierover een tuchtrechtelijk verwijt te maken. Ten aanzien van de periode november 2019 tot en met eind november 2020 volgt de Kamer de notaris in haar verweer. De notaris heeft uitgebreid toegelicht dat de omstandigheden die tot vertraging hebben geleid niet aan haar kunnen worden toegerekend. Zo was zij niet belast met het opmaken van de splitsingstekening. Klagers hebben daarvoor zelf de architect benaderd. De concept-splitsingstekeningen voldeden meermaals niet aan de eisen van het kadaster en/of de wensen van klagers. Ten aanzien van de periode daarna tot het indienen van de klacht op 24 februari 2021 overweegt de Kamer het volgende. Er volgt uit de feiten dat de notaris in deze periode niet heeft stilgezeten. Weliswaar had de notaris wellicht iets voortvarender te werk kunnen gaan, maar gelet op de aard van het dossier en het door klagers onweersproken gelaten verweer van de notaris is de termijn van onvoldoende gewicht om de notaris hierover een tuchtrechtelijk verwijt te maken. De Kamer zal dit klachtonderdeel ongegrond verklaren.

Klachtonderdeel 2: Splitsingstekening

De Kamer stelt dat aan de notaris niet de opdracht is verstrekt om de splitsingstekening op te maken dan wel te laten opmaken. Klagers hebben de architect de opdracht gegeven om de splitsingstekening te verzorgen. Het heeft lang geduurd, voordat er een adequate splitsingstekening was. De, door de architect opgemaakte, concept-splitsingstekeningen voldeden meermaals niet aan de eisen van het kadaster en/of de wensen van klagers en zijn de gemaakte fouten niet te wijten aan de notaris. In de gegeven omstandigheden ziet de kamer niet in dat er op dit punt meer van de notaris verwacht had mogen worden, temeer nu een notaris in het algemeen geen invloed heeft op de handel- en werkwijze van derden. Dat dat in dit geval anders zou zijn, is gesteld noch gebleken. Op grond van het voorgaande zal klachtonderdeel 2 ongegrond worden verklaard.

Klachtonderdeel 3: Communicatie

Het staat vast dat de communicatie tussen de notaris en klagers niet vlekkeloos is verlopen. Uit het door de notaris gevoerde en door klagers niet weersproken verweer volgt dat klagers hierin ook een aandeel hebben gehad. De kamer heeft tegen deze achtergrond onvoldoende concrete informatie/aanknopingspunten om tot het oordeel te komen dat de notaris tuchtrechtelijk verwijtbaar heeft gehandeld. Klachtonderdeel 3 zal daarom ongegrond worden verklaard.

Beslissing van de rechter

De Kamer verklaart de klacht op alle klachtonderdelen ongegrond.

Hier kunt de gehele uitspraak van de Kamer voor het notariaat lezen.

Zorgplicht Advocaten

Heeft u als klant, stakeholder of derde een klacht of schade geleden als gevolg van een fout van een accountant, neem dan contact met ons op voor vrijblijvend gesprek. De advocaten van Zorgplicht Advocaten hebben jarenlange ervaring met het adviseren over de zorgplicht van een accountant of boekhouder. Tevens hebben onze advocaten ervaring met het voeren van een klachtprocedure bij de Accountantskamer of het voeren van een procedure bij de civiele rechter.