In de recente uitspraak van 17 juni 2024 heeft de kamer voor het notariaat in het ressort ‘s-Hertogenbosch twee notarissen berispt voor hun rol in een omvangrijke fraudezaak. De fraude werd gepleegd door een boekhouder die jarenlang ruim 3 miljoen euro heeft ontvreemd van derdengeldenrekeningen. Deze zaak benadrukt het belang van strikte financiële controle binnen notariskantoren en roept op tot waakzaamheid.
Introductie van de fraudezaak
Op 17 juni 2024 heeft de kamer voor het notariaat een belangrijke uitspraak gedaan in een zaak die de aandacht vestigt op het belang van financiële controle binnen notariskantoren. Twee notarissen werden berispt na ontdekking van een langdurige fraude door hun boekhouder, die meer dan 3 miljoen euro van derdengeldenrekeningen had ontvreemd. Deze zaak onderstreept de noodzaak voor notarissen om zorgvuldig toezicht te houden op financiële transacties en interne controlemaatregelen.
De rol van de notarissen
De notarissen in kwestie hadden de bankpassen van de derdengeldenrekeningen op hun kantoren in een niet afgesloten kast op de financiële administratie bewaard. Hierdoor kon de boekhouder, die jarenlang op de hoogte was van de pincode van een van de notarissen, zelfstandig betalingen klaarzetten, autoriseren en uitvoeren. Deze nalatigheid leidde tot een situatie waarin de boekhouder ongestoord fraude kon plegen. De kamer oordeelde dat de notarissen niet met de vereiste zorgvuldigheid hadden gehandeld, wat resulteerde in een negatieve bewaringspositie op de rekeningen.
Het belang van adequate administratieve organisatie
De zaak illustreert hoe cruciaal een toereikende administratieve organisatie en interne controlemaatregelen zijn. Hoewel de notarissen regelmatig de bewaringspositie controleerden, vertrouwden ze te veel op de berekeningen van hun financiële administratieprogramma zonder deze te verifiëren met de werkelijke banksaldi. Dit gebrek aan grondige controle maakte het mogelijk dat de fraude jarenlang onopgemerkt bleef. Het is essentieel dat notarissen niet alleen vertrouwen op geautomatiseerde systemen, maar ook regelmatig handmatige controles uitvoeren om discrepanties te detecteren
Gevolgen voor de notarissen en hun kantoren
De fraude heeft niet alleen financiële gevolgen gehad voor de betrokken notarissen, maar ook het vertrouwen in hun kantoren ernstig geschaad. Hoewel de notarissen zelf geen voordeel hebben gehad van de fraude, zijn ze verantwoordelijk gehouden voor het falen in hun interne controlesystemen. De kamer heeft hen berispt en veroordeeld tot betaling van de proceskosten. Deze berisping dient als een waarschuwing voor alle notarissen om hun administratieve processen kritisch te evalueren en te verbeteren.
Lessen voor de toekomst
Deze zaak benadrukt het belang van continue evaluatie en verbetering van interne controlemaatregelen binnen notariskantoren. Notarissen moeten ervoor zorgen dat hun betalingsprocessen robuust zijn en dat bankpassen en pincodes op een veilige manier worden bewaard. Daarnaast moeten ze regelmatig handmatige controles uitvoeren om te verifiëren dat de berekeningen van hun financiële systemen kloppen met de werkelijke banksaldi.
Neem contact op met Financieel Recht Advocaten
Als u problemen heeft met banken, leningen of hypotheekverstrekkers, is het belangrijk om juridisch advies in te winnen. Financieel Recht Advocaten staat klaar om u te helpen. Neem vandaag nog contact met ons op om te bespreken hoe wij u kunnen ondersteunen bij uw financiële kwesties en om te voorkomen dat u slachtoffer wordt van fraude.
Wij staan voor u klaar
- Tegen (financiële) dienstverleners
- 20+ jaar ervaring
- Eerlijk en transparant
