Aansprakelijkheid werknemer fraude: voormalig hoofd administratie moet ruim €55.000 terugbetalen

Een voormalig hoofd administratie van een advocatenkantoor is recentelijk door de kantonrechter aansprakelijk gesteld voor fraude en verduistering binnen de eigen organisatie. De schade? Meer dan €55.000, exclusief juridische kosten. De zaak laat duidelijk zien dat werknemers die bewust misbruik maken van hun vertrouwenspositie, persoonlijk aansprakelijk kunnen worden gehouden op grond van artikel 7:661 BW. In deze blog duiden we de juridische context, de reikwijdte van werkgeversaansprakelijkheid en de praktische implicaties van dit vonnis.

De casus: een vertrouwensbreuk met verstrekkende gevolgen

De betrokkene werkte sinds 2017 als hoofd administratie bij een advocatenkantoor gespecialiseerd in letselschade. Vanuit een eerdere werkrelatie was er sprake van een hechte vertrouwensband met de oprichter van het kantoor. Dit resulteerde in ruime bevoegdheden, waaronder de beschikking over drie bankpassen, toegang tot het salarissysteem en vrijwel ongelimiteerde controle over betalingen tot €5.000.

Wat aanvankelijk begon als een solide vertrouwenspositie, bleek later een kwetsbaarheid: in de loop der jaren wist de werknemer systematisch grote bedragen aan de onderneming te onttrekken. Dit gebeurde zodanig geraffineerd, dat het reguliere toezicht de onregelmatigheden pas veel later opmerkte.

De werkwijze van de fraude: slimme boekingstrucs

De werknemer maakte op verschillende manieren misbruik van haar positie:

• Privé-aankopen op naam van de werkgever (zoals sportkleding, telefoons, VVV-bonnen);
• Onrechtmatige betalingen aan zichzelf via het salarissysteem, zonder bijbehorende declaraties of bonnen;
• Overboekingen naar een privé-rekening die bij de werkgever onbekend was;
Wegboeken van uitgaven onder ‘kantoorkosten’ of ‘personeelskosten’, zodat geen factuur verplicht was en er minder toezicht volgde.

Deze boekingstechniek was cruciaal om steekproefsgewijze controles te omzeilen. De werknemer creëerde daarmee een boekhoudkundig rookgordijn.

Juridisch kader: artikel 7:661 BW en aansprakelijkheid bij opzet

Het centrale juridische kader in deze zaak is artikel 7:661 lid 1 BW. In beginsel is een werknemer niet aansprakelijk voor schade die tijdens de uitvoering van de arbeidsovereenkomst wordt veroorzaakt. Hierop geldt een uitzondering als er sprake is van: opzet, of bewuste roekeloosheid.

De kantonrechter oordeelde dat in deze zaak ondubbelzinnig sprake was van opzettelijk handelen. De werknemer had over een periode van jaren systematisch en op slinkse wijze geld verduisterd, met het duidelijke doel zichzelf te verrijken.

Het verweer dat de werkgever onvoldoende controle uitoefende, werd resoluut verworpen. Volgens de rechter mag een werkgever in beginsel vertrouwen op de integriteit van zijn medewerkers — zeker bij een bestaande vertrouwensband.

Toegewezen schadeposten: van sportkleding tot VVV-bonnen

De schadeclaim bestond uit meerdere posten, waarvan het grootste deel werd toegewezen. Hieronder enkele opvallende bedragen:

• Sportartikelen en sportkleding: €22.467,99
• Onrechtmatige salarisbetaling: €2.252,00
• Niet-gefiatteerde parkeerkosten: €2.205,50
• Privé-aankopen (zoals telefoon, krultang): €1.876,05
• VVV-bonnen (niet traceerbaar op kantoor): €23.716,00

Daarnaast kende de rechter ook een vergoeding toe voor:

• Juridische kosten: €6.069,37
• Onderzoekskosten interne audit: €5.000

De rechter maakte duidelijk dat dergelijke kosten slechts bij hoge uitzondering voor vergoeding in aanmerking komen, maar hier gerechtvaardigd waren vanwege de aard en ernst van het bedrog.

Verweer werknemer: “Ik weet het niet meer, het is te lang geleden”

Tijdens de procedure kwam de werknemer zelf niet opdagen. Haar gemachtigde voerde een summier verweer, gebaseerd op de stelling dat het “door het tijdsverloop” niet meer mogelijk zou zijn om op transacties te reageren. De rechter vond dit ontoereikend. Van een gemotiveerde betwisting van de onderbouwde schadevorderingen was geen sprake.

Ook het argument dat de werkgever zijn administratieve controle beter had moeten inrichten, werd terzijde geschoven. De fraude was specifiek ontworpen om detectie te ontwijken, waardoor eventuele nalatigheid in het toezicht niet afdoet aan de opzettelijkheid van de handelingen.

Lessen uit deze zaak: vertrouwen is geen vrijbrief

Deze zaak is een leerzaam voorbeeld voor werkgevers én werknemers. Voor werkgevers geldt:

• Vertrouwen is belangrijk, maar moet worden aangevuld met structureel intern toezicht;
• Ook bij ervaren medewerkers is het verstandig om machtigingen, betalingen en grootboekposten regelmatig cross-checks en audits te laten ondergaan;
• Fraude hoeft niet altijd in één keer grootschalig te zijn – structurele kleine onttrekkingen kunnen jarenlang onopgemerkt blijven.

Voor werknemers is de les helder: bij opzettelijke schade aan de werkgever ben je volledig privé aansprakelijk. En niet alleen voor de gestolen bedragen, maar ook voor de gevolgschade zoals juridische en onderzoekskosten.

Zorgplicht Advocaten staat werkgevers bij in fraudekwesties

Heeft u als werkgever vermoedens van verduistering, financieel wangedrag of andere vormen van interne fraude? Wordt u geconfronteerd met onverklaarbare uitgaven of niet-transparante boekingen?

Zorgplicht Advocaten is gespecialiseerd in zaken op het snijvlak van arbeidsrecht, financieel recht en civiele aansprakelijkheid. Wij begeleiden u vanaf het moment van ontdekking tot aan de civiele (en eventueel strafrechtelijke) afwikkeling. Onze aanpak is juridisch scherp, maar ook pragmatisch en discreet.

Neem vandaag nog contact met ons op voor een strategisch intakegesprek. Wij helpen u grip te krijgen op fraude, en zorgen dat gerechtigheid haar beloop krijgt.